如何开会？开会前、开会中、开会后应当注意的事项！

前言

开会是一门学问，也是作为团队领袖必备的软技能之一，特别是在远程工作盛行的时代，沟通技巧更为重要。结构糟糕的会议不仅会影响个人，更会影响整个团队的生产力。本文探讨了开会前、开会中和开会后需要注意的细节。

开会的定位

并非任何时候面对面对谈都是最佳选择。开会不仅耗费大量时间，还会打断参与成员的专注力，是一种成本高昂的沟通方式。应当更谨慎地看待每次会议的必要性，只在必要时才组织会议。以下是一些适合开会解决的情境：

• 需要反复来回讨论的议题：开会可以当面即时讨论，并且快速确定决策。
• 强制推动进度：相较于文字交流，人们更倾向于在相互对谈中发表更多意见。
• 隐私议题：对谈相较于文字更私密，也能更准确地传达情绪。

开会前

基于开会的高成本，应当在开会前特别做好准备，避免无效率的会议。可以先澄清两件事，确保会议的目的：

• 参与人员：只邀请必要的人员进入会议，避免增加不必要的成本。
• 开会目的：让会议的目的明确，参与人员也能有心理准备。最好可以制定议程，以便在事先规范的框架下进行会议。

发起会议的人可以事先拟定议程，将要呈现的内容都提前准备好，避免在会议中浪费所有人的时间，例如：提前打开好文件、绘制简易流程图以帮助讨论与理解、拟定要点。

开会中

作为会议主持人（或发起人），有额外的责任带领整个会议，确保讨论流畅。可以从以下几点着手：

• 起头：招呼参与者，并在开始会议之前就设立好最终期望，概述会议必要的前后文与目标，确保所有人在同一页面上。
• 主持：引导团队达成会议最终目标，并留意时间与议程，确保会议不偏离主题。
• 总结：总结讨论、达成的共识并指派后续职责，这些是这场会议最重要的「影响」。

开会后

遗忘会议内容是很常见的事。确保会议后的行动与责任都能被相关人士查阅，并且记得责任指派必须要有「专人负责」而非「有人负责」。分散模糊的职责容易被忽略。

额外诀窍

一种利用会议特性来提升效率的技巧是：「预告进行会议，但如果期限内团队在非同步的交流中已解决问题或达成共识则取消会议」。这样做，团队有更多时间进行充分的准备与讨论，也能鼓励尽早共同合作来解决问题。

延伸阅读

How To Drive Meetings A necessary skill for growth to Senior🔗 - The Developing Dev