Fix Your File Organization Nightmare

分类好头疼！如何摆脱档案整理恶梦？

@ 非技术讨论

为什么需要管理档案？

我们每天都会在电脑上处理大量的文件、笔记、素材，累积下来就像乱糟糟的房间一样需要整理；本次文章想分享我们团队是如何建立一个系统应对基本的档案分工与备份的流程，彻底解决三个你我都可能会遇见的问题，就像以下发生的情境这样。

  • 规范 — 团队档案命名都乱成一团，每次找档案都花很多时间……
  • 版本 — 我觉得还是第一版比较好，可以回去吗……
  • 备份 — 电脑坏掉、硬碟摔坏，多年的资料付诸流水……

好的档案管理达成哪些事情？

好的档案管理是可以被追溯、被规范的，这样才好合作，好在未来被回顾。以上提及的三个问题都是基于缺少一套系统性的方式去处理档案之间的关联，以及疏忽备份档案的重要性。要解决问题，可以先从个别文件的命名作起，让我们从三步骤来整理档案。

档案管理第一步：标注文件资讯

比较档案整理前后

可以将每个文件，在创建时就标注以下资讯，以防拿到档案时不清楚是什么时候？什么版本？作了什么样的更动？这样子的窘境。让我们看看以下的例子。

  • aaaaaaaa.ai
  • sfsfsfsfsfsf.pdf
  • finalfinalfinal.psd
  • 123.jpg

不知道以上这样子的档案，你有没有也遇见过呢？只要过了当下，就忘记这样一个档案到底是怎么来的了，因此，好的档案描述标注是绝对有必要的，举例来说，就像以下的例子：

  • 20220516v2-0-0 小明名片設計修改背景顏色小王.ai
  • 20211212v1-0-0A 專案講稿初始小黃.docx
  • 20180304v4-0-0B 專案目錄修改主色調小綠.indd

档案命名方法

标注文件当时的资讯，就能在以后清楚的知道关于这个档案有什么重点可以回顾，更轻易的在日后去回顾档案。拆解过后，你可能会希望每个档案都有基本以下五点资讯，帮助你去辨别不同的档案。

  1. 时间 —— (年、月、日)
  2. 版本 —— (v = version 版本的意思)
  3. 档案名称 —— (档案的名字)
  4. 更动内容 —— (该版本作的更动)
  5. 编辑人 —— (作了更动的人的姓名)

档案管理第二步：使用有序的文件夹

资料夹命名方法

不管在何种作业系统，像是 MacOs、Windows、Linux，都有文件夹可以帮助我们有序地去整理档案，其中重点在不要过度分类，但也不要不分类，根据需求去创建资料夹就好，否则一层又一层的资料夹就像俄罗斯套娃一样，找寻琐碎又麻烦。

因此创建资料夹由下到上去部属就好，意旨当档案多到一个找寻麻烦的地步，才开始用资料夹做分类，保持文件夹的平整结构，也不会在整理档案时失去了耐心，更不会在一开始因为太多文件要分类过于麻烦而放弃。

以个人用途来说，会将档案分为数个层级：

  • 第一层：个人、工作、暂存
  • 第二层：工作种类 (平面设计、绘图、摄影、剪辑……)
  • 第三层：顾客类型 (A 公司、B 厂商、C 活动……)
  • 第四层：专案名称 (A 专案、B 专案、C 专案……)
  • 第四层，专案内部
  • 01_素材
  • 02_输出
  • 20220101v1-0-0某物件设计初始小王.ai

不过就我个人常用的，常见小型的专案用 4 层资料夹就可以分类得很清楚了。鼓励你可以根据自己需求来去设计最适合自己的资料夹结构，记得，越平面化、越简单的的档案结构越好。

档案管理第三步：备份

备份是最常被忽略的一步骤，备份并不一定意味着要坐在电脑前手动搬移一些档案，费时费力又很容易忘记！我选择 Google Drive🔗 来自动化每一个档案备份的工作，同时也能无缝接轨的和同事们共同合作一个专案。

当然除了土方法(用手一个一个拖拉档案上云端)外，可能比较专业一点可以架设 NAS 来保证更快的档案同步速度和自主性，不过使用云端是一个对大众来说更熟悉、入门的方式，有独自的主题，就不在这篇文章的范畴内。

总结

每个人或多或少都有自己的一套系统去整理档案，重点并不是在比较说哪一套方式最好最正确，适合自己、适合你的团队的方式的作法便是好方法。当时受整理档案的一些困扰所恼，因此思索推敲了这一套方法用于所在的团队，你也可以尝试看看，说不定对工作的效率有所提升也说不定！

一个完善的档案系统是可被预测，易于学习的，维护需要使用者间的沟通协商。有时候人会犯错、偷懒，都会慢慢增加后续维护整体专案的成本！参考本篇文章，制定一个团队间的默契、规则即可。

一些踩过的坑，可以避免问题的小撇步

档案命名使用使用英文 (ASCII 编码内字元)

  • 普遍来说，英文是国际共通语言。
  • 些许程式处理中文档案会因编码不同而导致出错。

不使用空格、大写、特殊字元

不在档案名称中使用空格、特殊字元、易解读错误字元，如：「. ” / \ : ; | = , < ? > & $ # ! ‘ ( ).oO0」。

  • 空格难以被判断数量。
  • 些许程式、命令列介面会需要使用特殊字元、空格来执行功能，使用空格会导致出错。
  • 避免在大小写敏感的环境造成混乱，(如：是 About 还是 about？统一使用小写，就没有以上问题。

善用开头第一字元来管理档案顺序

使用命名来排序会以：数字 → 英文 a~z 来排列清单。 因此可以善用开头第一个字母来安排档案的顺序，范例如下：

  • 1_Design
  • 2_Paint
  • 3_Photography

设计档和素材尽量分离

许多软体都有嵌入素材的功能，建议移交印刷时再嵌入，如果档案管理做得好就不用怕图档遗失的问题。主要有以下几个优点：

  • 原始图档好找，可能其他地方也要用到这些图片，嵌入后仍要一个一个抓来输出，一开始就分离及没有这项问题。
  • 同样一张图片可以被连结进多个设计档，更少的档案尺寸。
  • 设计档案不臃肿。

避免使用含糊的版本标注

常见的含糊的版本标注有如： Final、Update、fix…… 不使用固定的形容词来描述，使用正确的版本号加附注作了那些修改。

语意化版本命名

档案版本纪录法

更进阶一点可以参考隔壁工程师们的语意化版本命名🔗。简单来说这是一种命名方式标注开发的版本、功能、漏洞修复，或许可以参考这样的命名规范。 v 为 version 的意思，v1 = version 1，第一版。 设计开发时过程不一定是线性的，有可能会有版本 A、版本 B、版本 C……

像是这样： v1、v2、v3 → v30，而有需要可以进一步这样标注：v1-2-3 → 大版本第 1 版-中版本第 2 版-小版本第 3 版

而有需要可以进一步这样标注：v1-2-3 → 大版本第 1 版-中版本第 2 版-小版本第 3 版

大中小版本是什么意涵？可以赋予它对应的意义，例如说以设计版面来说：

  • 大版本 - 版面与视觉的巨幅更动
  • 中版本 - 局部的修改
  • 小版本 - 改个小错字

当然版本标注太多层会很混乱，尽量三层以内就好。

参考资料